E-facturatie is het proces van het automatisch maken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Deze digitale facturen kunnen direct en veilig worden overgedragen van het ene financiële systeem naar het andere, waarbij menselijke tussenkomst en fouten worden geminimaliseerd. E-facturatie wordt steeds meer de norm in Europa, overheden en Europese instellingen nemen strategische initiatieven om e-facturatie aan te moedigen..
IxorDocs is een cloudgebaseerde en AI-gestuurde oplossing. Via IxorDocs krijgt jouw organisatie toegang tot het Peppol netwerk en kan je facturen en creditnota's eenvoudig en veilig verzenden naar alle bij Peppol geregistreerde organisaties zoals bedrijven en overheden in België en daarbuiten. IxorDocs maakt geautomatiseerde verwerking van uitgaande en inkomende elektronische facturen mogelijk. IxorDocs biedt zowel een eenvoudig integreerbare en betaalbare API als een webapplicatie.
Efficiëntie: Facturen kunnen in realtime worden verzonden en ontvangen, waardoor de verwerkingstijd beperkt is. Dit resulteert in snellere betalingen en een verbeterde cashflow voor organisaties.
Beveiliging: Met e-facturatie kan je jouw facturen veilig verzenden en ontvangen via het Peppol netwerk, een internationale standaard voor het uitwisselen van documenten tussen bedrijven en overheden. Het Peppol netwerk zorgt ervoor dat de verzender en de ontvanger van de e-factuur geïdentificeerd en geverifieerd worden, en dat jouw e-factuur niet gewijzigd of onderschept kan worden. Door e-facturatie te gebruiken, kan je dus de risico’s van fraude en verlies van jouw facturen verminderen.
Kostenbesparing: Het elimineren van papieren facturen en handmatige verwerking leidt tot kostenbesparingen. Organisaties besparen op druk- en verzendkosten, evenals op arbeidsuren die anders zouden worden besteed aan het handmatig invoeren van factuurgegevens.
Nauwkeurigheid en Fouten Vermindering: Minimaliseert het risico op handmatige fouten bij gegevensinvoer, wat zorgt voor nauwkeurige en betrouwbare facturering.
Verbeterde Zichtbaarheid en Controle: De gebruikersinterface van IxorDocs biedt real-time zichtbaarheid op de status van jouw facturen. Deze transparantie maakt betere tracking, monitoring en beheer van jouw facturatieproces mogelijk.
Schaalbaarheid: Ongeacht de grootte van je organisatie kan je facturen elektronisch verzenden en ontvangen.
Snellere Goedkeuring: Elektronische facturen kunnen sneller worden goedgekeurd omdat ze direct beschikbaar zijn voor de ontvangende organisatie.
E-facturatie is een waardevol instrument voor organisaties die streven naar efficiëntie, kostenbesparing en duurzaamheid. De Belgische Overheid speelt een active rol in de uitrol van het Peppol netwerk. De toekomst van zakelijke transacties wordt steeds digitaler en e-facturatie is hiervan een essentieel onderdeel.
Peppol BIS (Business Interoperability Specification) zijn een reeks technische specificaties die ontworpen zijn om een naadloze en interoperabele uitwisseling van documenten binnen het Peppol netwerk mogelijk te maken.
UBL staat voor Universal Business Language, een standaardtaal om elektronische documenten, zoals facturen, uit te wisselen. Het is een bestand in XML-formaat en heeft .xml als bestandsextensie.
Via het Peppol netwerk kan je, naast facturen ook antwoordberichten uitwisselen met jouw klanten of jouw leveranciers. Er zijn 2 types antwoordberichten namelijk IMR en MLR.
Hermes is een webapplicatie ontwikkeld in opdracht van BOSA. Dankzij Hermes kunnen leveranciers gestructureerde elektronische facturen naar al hun Belgische klanten sturen, zelfs naar klanten die deze elektronische facturen nog niet automatisch kunnen verwerken.
Om een factuur via Peppol te verzenden, maak je een account bij een Peppol Access Point-provider. Je kent de Peppol-identificatie (PEPPOL ID) van je klant. Je bezorgt je provider de gestructureerde elektronische factuur. Je provider bezorgt je e-factuur bij het Peppol Access Point van je klant. Je klant ontvangt je factuur.
Zoals de naam al doet vermoeden, is een Peppol Access Point je toegangspoort tot het Peppol netwerk. Het is een dienst die je afneemt van een dienstverlener, zoals IxorDocs (een gecertificeerd Peppol Access Point). Door een gecertificeerd Peppol Access Point te gebruiken, kan je eenvoudig en veilig e-facturen versturen en ontvangen naar en van elke organisatie die aangesloten is bij het Peppol netwerk, ongeacht het land of de sector.
Een Peppol ID is een unieke cijfercombinatie net zoals je telefoonnummer in het telecomnetwerk. Het bestaat uit een Scheme ID (landcode) en Participant ID (organisatienummer). In België wordt hoofdzakelijk het KBO nummer gebruikt als organisatienummer, in Nederland het KVK nummer. Met dit nummer is je organisatie vindbaar in het Peppol-netwerk en kan je veilig en efficiënt e-facturen ontvangen en verzenden.
Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk waarmee bedrijven elektronische handelsdocumenten kunnen uitwisselen met iedereen die in het netwerk is geregistreerd. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line.
