Peppol BIS (Business Interoperability Specification) zijn een reeks technische specificaties die ontworpen zijn om een naadloze en interoperabele uitwisseling van documenten binnen het Peppol netwerk mogelijk te maken. Ze definiëren de structuur, het formaat en de validatieregels voor verschillende soorten bedrijfsdocumenten (ook bekend als Peppol berichttypes).
Voorbeelden van Peppol-berichttypes zijn facturen, creditnota's, antwoorden enz. Deze berichttypes zijn XML-bestanden en gebruiken het Peppol ID als adres van de organisatie.
Peppol BIS Billing 3.0 is de huidige specificatie voor elektronische facturen en creditnota's en beschrijft de vereiste gegevenselementen en het formaat van deze documenten. Dit zorgt ervoor dat Peppol facturen en creditnota's nauwkeurig worden verzonden en verwerkt binnen het Peppol netwerk.
Factuurnummer
Factuurdatum
Vervaldatum betaling
Ordernummer/contract referentie
Informatie over de verkoper (naam, ID, BTW-nummer, land enz.)
Informatie over koper (naam, ID, BTW-nummer, land enz.)
Informatie begunstigde
Betalingsinstructies
Informatie over toeslagen of kosten
Factuurregel Informatie
FactuurTotaal
BTW Percentage
In België is het ordernummer een verplicht veld bij het verzenden van een elektronische factuur naar de overheid via Mercurius . Daarentegen moet je het e-mailadres en de taal van je klant opnemen in je gestructureerde elektronische factuur wanneer je facturen verstuurt naar je klanten via Hermes. Lees hier ons artikel over Hermes.
In Nederland is het noodzakelijk om het factuurnummer als referentienummer op te nemen in je gestructureerde elektronische factuur wanneer je een creditnota verstuurt.
UBL staat voor Universal Business Language, een standaardtaal om elektronische documenten, zoals facturen, uit te wisselen. Het is een bestand in XML-formaat en heeft .xml als bestandsextensie.
Via het Peppol netwerk kan je, naast facturen ook antwoordberichten uitwisselen met jouw klanten of jouw leveranciers. Er zijn 2 types antwoordberichten namelijk IMR en MLR.
Hermes is een webapplicatie ontwikkeld in opdracht van BOSA. Dankzij Hermes kunnen leveranciers gestructureerde elektronische facturen naar al hun Belgische klanten sturen, zelfs naar klanten die deze elektronische facturen nog niet automatisch kunnen verwerken.
Om een factuur via Peppol te verzenden, maak je een account bij een Peppol Access Point-provider. Je kent de Peppol-identificatie (PEPPOL ID) van je klant. Je bezorgt je provider de gestructureerde elektronische factuur. Je provider bezorgt je e-factuur bij het Peppol Access Point van je klant. Je klant ontvangt je factuur.
Zoals de naam al doet vermoeden, is een Peppol Access Point je toegangspoort tot het Peppol netwerk. Het is een dienst die je afneemt van een dienstverlener, zoals IxorDocs (een gecertificeerd Peppol Access Point). Door een gecertificeerd Peppol Access Point te gebruiken, kan je eenvoudig en veilig e-facturen versturen en ontvangen naar en van elke organisatie die aangesloten is bij het Peppol netwerk, ongeacht het land of de sector.
Een Peppol ID is een unieke cijfercombinatie net zoals je telefoonnummer in het telecomnetwerk. Het bestaat uit een Scheme ID (landcode) en Participant ID (organisatienummer). In België wordt hoofdzakelijk het KBO nummer gebruikt als organisatienummer, in Nederland het KVK nummer. Met dit nummer is je organisatie vindbaar in het Peppol-netwerk en kan je veilig en efficiënt e-facturen ontvangen en verzenden.
Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk waarmee bedrijven elektronische handelsdocumenten kunnen uitwisselen met iedereen die in het netwerk is geregistreerd. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line.
E-facturatie is het proces van het automatisch maken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Deze digitale facturen kunnen direct en veilig worden overgedragen van het ene financiële systeem naar het andere, waarbij menselijke tussenkomst en fouten worden geminimaliseerd. E-facturatie wordt steeds meer de norm in Europa, overheden en Europese instellingen nemen strategische initiatieven om e-facturatie aan te moedigen.
