IxorDocs - Privacybeleid

De privacy policy van IxorDocs (verder: “Privacy Policy”) legt uit hoe IxorDocs uw gegevens verzamelt en verwerkt wanneer u gebruik maakt van de IxorDocs webapplicatie (hierna: “applicatie”) en de daarop aangeboden diensten (hierna: “Diensten”).

Wanneer u gebruik maakt van de applicatie, maken wij gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën. Als gevolg hiervan worden er ook persoonsgegevens over u verzameld en verwerkt. Indien u hier meer over wenst te weten, vragen wij u ons Cookiebeleid door te lezen op https://beterverbonden.be/accountportal/privacy/cookiepolicy.

1. Algemeen

1.1. Uw gegevens worden verzameld en verwerkt door Ixor BV, Schuttersvest, 2800 Mechelen, België, ingeschreven in het KBO onder het nummer 0478.493.179 (hierna: “IxorDocs”, “wij”, “ons”). U kan ons bereiken via dpo@ixordocs.be. 1.2. Elk begrip beginnende met een hoofdletter moet begrepen worden zoals gedefinieerd in deze Privacy Policy. Waar nodig gelet op de context zullen enkelvoudige woorden begrepen worden als eveneens omvattende hun meervoud en omgekeerd. 1.3. Waar gerefereerd wordt aan bepaalde wetgeving en daarbij horende uitvoerende maatregelen, zal dergelijke referentie eveneens worden geacht alle toekomstige wijzigingen, vervangingen of annuleringen van deze wetgeving en maatregelen te omvatten. 1.4. IxorDocs behoudt zich het recht voor om deze Privacy Policy van tijd tot tijd te wijzigen, aan te vullen of te vervangen. Zulke wijzigingen, aanvullingen of vervangingen zullen u ter kennis worden gebracht via de Website. Als u niet akkoord gaat met deze wijzigingen, aanvullingen of vervangingen, vragen we u een e-mail te sturen naar het emailadres vermeld in artikel 1.1. Indien we van u geen bericht ontvangen binnen de drie (3) werkdagen nadat de wijzigingen, aanvullingen of vervangingen via de Website ter kennis werden gebracht, wordt u geacht alle wijzigingen, aanvullingen of vervangingen te hebben aanvaard.

2. Categorieën van persoonsgegevens die we verwerken

2.1. Wanneer u zich als gebruiker registreert op de Website of van de Website en de Diensten gebruik maakt, verkrijgen we persoonsgegevens van uzelf. De persoonsgegevens die we aldus kunnen verzamelen en verwerken, zijn: • Technische informatie geassocieerd met de browser en het toestel dat u gebruikt, zoals onder meer IP adres, browsertype, welke onderdelen van de Website u bezocht, en de webpagina die u bezocht wanneer u toegang verkreeg tot de Website.

2.2. Wanneer u een account aanmaakt op de applicatie, verzamelen wij: • Identiteitsgegevens: naam en voornaam, bedrijfsnaam, geboortedatum en geslacht. • Accountgegevens: gebruikersnaam en inloggegevens. • Contactgegevens: woonadres, bedrijfsadres, e-mailadres en telefoonnummer. Deze omvatten de correspondentiegegevens met en uitgaande van IxorDocs, alsook de communicatievoorkeuren. • Financiële gegevens: bankrekeningnummer, betaalmethode. • Geografische locatiegegevens: bij gebruik mobiel apparaat. 2.3. Het IxorDocs platform vraagt zelf nooit om gevoelige persoonsgegevens. Echter kunnen de facturen die via het platform verwerkt worden wel gevoelige persoonsgegevens omvatten. Voor de toepassing van deze bepaling moeten gevoelige persoonsgegevens begrepen worden als: • Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst blijken; • Politieke opvattingen; • Religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen; • Het lidmaatschap van een vakbond; • Genetische of biometrische gegevens; • Gegevens over gezondheid; • Gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

3. De doeleinden waarvoor en juridische grondslag waarop wij gegevens verwerken IxorDocs - Terms and Conditions Pagina van 1 3

3.1. IxorDocs verwerkt uw persoonsgegevens om u te registreren en om de Website en Diensten te kunnen verstrekken. Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van deze verwerking om de overeenkomst tussen u en ons te kunnen uitvoeren.

3.2. Wanneer u zoals vermeld in bepaling 2.4 gevoelige persoonsgegevens aanlevert, volgt hieruit dat u toestemt met de verwerking van die persoonsgegevens. Hiervoor beroepen wij ons op de expliciete toestemming van de betrokkene. Indien deze verwerking betrekking heeft op de persoonsgegevens van een kind jonger dan 13 jaar, moet de toestemming worden verleend door de wettelijke vertegenwoordiger van dit kind.

3.3. IxorDocs kan de in 2.2 en 2.4 vermelde gegevens verwerken om te communiceren over commerciële boodschappen. Hiervoor beroepen we ons op uw toestemming voor deze communicatie. U kan steeds uw toestemming voor deze communicatie intrekken. Door uw toestemming te geven voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor commerciële doeleinden gaat u er mee akkoord dat deze persoonsgegevens verwerkt worden zoals beschreven in deze Privacy Policy.

3.4. IxorDocs kan uw persoonsgegevens verwerken om de op ons rustende wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen alsook gepast gevolg te kunnen geven aan ieder geldig verzoek tot informatie en inlichtingen vanwege overheidsinstanties, gerechtelijke instanties, politie en andere bevoegde overheidsorganen. Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van deze verwerking om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

3.5. IxorDocs kan uw persoonsgegevens verwerken om statistische analyses uit te voeren, om onderzoek uit te voeren, om de applicatie, de Diensten en andere diensten te verbeteren en om nieuwe diensten te ontwikkelen. Hiervoor beroepen wij ons op de noodzakelijkheid van de verwerking voor de behartiging van onze eigen legitieme belangen. De hier vermelde belangen zijn enerzijds het belang om een dienstverlening van hoge kwaliteit te kunnen blijven bieden en anderzijds het belang om nieuwe producten en diensten te kunnen ontwikkelen.

3.6. IxorDocs kan uw persoonsgegevens verwerken om de legitieme belangen van ons of een derde partij te behartigen, indien uw gebruik van de Website en de Diensten één van de volgende gevallen van misbruik uitmaakt: (a) een schending van de toepasselijke wetgeving en gebruiksvoorwaarden of van de rechten van derden; (b) een dreiging ten aanzien van de veiligheid van de Website en de Diensten of de onderliggende infrastructuur, systemen en diensten, zoals, maar niet uitsluitend, ten gevolge van virussen, malware, spyware of andere vormen van kwaadaardige softwarecode; (c) het uiten van haat, discriminatie, racisme, laster, eerroof of enige andere uiting die moet worden opgevat als schadelijk, kwetsend of op enigerlei wijze als illegaal.

4. Locatie en transfer

4.1. IxorDocs deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met de volgende categorieën van ontvangers: • Onderaannemers en partners van IxorDocs met wie wij een overeenkomst hebben en die ons helpen de applicatie en de daarbij horende functionaliteiten ter beschikking te stellen, zoals IT-dienstverleners en financiële dienstverleners;

4.2. IxorDocs geeft uw persoonsgegevens niet door aan derde partijen zonder uw toestemming hiertoe. Wanneer u echter onze sociale mediakanalen gebruikt, begrijpt u dat uw persoonsgegevens door onze sociale mediaproviders verwerkt worden. Meer informatie over hoe deze partijen uw persoonsgegevens verwerken, kan u in hun respectievelijke privacy policies vinden.

5. Kwaliteitsgaranties

5.1. IxorDocs doet haar uiterste best om enkel die persoonsgegevens te verwerken die noodzakelijk zijn om de doeleinden onder artikel 3 na te streven.

5.2. Uw persoonsgegevens worden enkel verwerkt voor zolang als nodig om de doeleinden onder artikel 3 te kunnen realiseren. Van zodra deze termijn is verstreken zal IxorDocs uw persoonsgegevens de-identificeren, tenzij: • IxorDocs of een andere derde partij een belang heeft om uw persoonsgegevens in geïdentificeerde vorm aan te houden en dit belang zwaarder doorweegt dan uw fundamentele rechten; IxorDocs - Terms and Conditions Pagina van 2 3 • Een wettelijke of reglementaire verplichting dan wel een gerechtelijk of administratief bevel IxorDocs ervan weerhoudt.

5.3. IxorDocs zal de passende technische en organisatorische maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, diefstal alsook accidenteel verlies, onbedoelde wijziging of vernietiging. Toegang tot uw persoonsgegevens wordt beperkt tot de personeelsleden van IxorDocs en van de door ons aangestelde dienstverleners die daadwerkelijk toegang nodig hebben om de doeleinden vermeld in artikel 3 te kunnen realiseren. Alle personeelsleden die toegang hebben tot uw persoonsgegevens zijn gebonden door een vertrouwelijkheidsverplichting. U begrijpt echter dat veiligheid een inspanningsverbintenis inhoudt en dat een volledige garantie op veiligheid onmogelijk is.

6. Uw rechten

6.1. U hebt het recht om toegang te vragen tot alle persoonsgegevens die worden verwerkt door IxorDocs ten gevolge van uw gebruik van de Website en de Diensten. IxorDocs behoudt zich het recht voor om administratiekosten in rekening te brengen voor meerdere opeenvolgende verzoeken om toegang die duidelijk zijn ingediend met het oog op het veroorzaken van overlast of schade aan IxorDocs.

6.2. U hebt het recht om te vragen dat eventuele onjuiste persoonsgegevens gratis worden gecorrigeerd. Als een verzoek om correctie wordt ingediend, gaat dit vergezeld van bewijs van de gebrekkige aard van de gegevens waarvoor de correctie wordt gevraagd.

6.3. U hebt het recht om de toestemming die gegeven werd onder clausule 3.3 op elk moment in te trekken.

6.4. U hebt het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens worden verwijderd als ze niet langer nodig zijn in het licht van de doeleinden uiteengezet in artikel 3. Een verzoek om verwijdering zal evenwel afgewogen worden ten aanzien van:

• Een legitiem belang van IxorDocs of een andere derde partij om uw persoonsgegevens in geïdentificeerde vorm aan te houden waarbij dit belang zwaarder doorweegt dan uw fundamentele rechten;

• Een wettelijke of reglementaire verplichting dan wel een gerechtelijk of administratief bevel dat IxorDocs ervan weerhoudt uw persoonsgegevens te verwijderen. In plaats van om verwijdering te vragen, kunt u ook vragen dat IxorDocs de verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken als (a) u de juistheid van die gegevens betwist, (b) de verwerking onwettig is of (c) de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden vermeld onder artikel 3, maar u ze nodig heeft om uzelf te verdedigen in gerechtelijke procedures.

6.5. U hebt het recht om u te verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens in de gevallen bepaald in de artikelen 3.4, 3.5 en 3.6 als u in staat bent te bewijzen dat uw specifieke omstandigheden dergelijke oppositie rechtvaardigen. Als de beoogde verwerking echter wordt gekwalificeerd als direct marketing, hebt u het recht om zich kosteloos en zonder rechtvaardiging tegen dergelijke verwerking te verzetten.

6.6. U hebt het recht om van ons in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat alle persoonsgegevens te ontvangen die u ons hebt verstrekt.

6.7. Indien u een verzoek wilt indienen om een of meer van de hierboven genoemde rechten uit te oefenen, kan u zich in rechtstreeks richten tot IxorDocs door een e-mail sturen naar dpo@ixordocs.be. De e-mail waarmee u vraagt om een recht uit te oefenen, zal niet worden geïnterpreteerd als toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens die verder gaat dan wat vereist is voor het afhandelen van uw verzoek. Ieder verzoek moet duidelijk aangeven welk recht u wenst uit te oefenen en de redenen daarvoor indien dit overeenkomstig de artikelen 6.1 tot en met 6.5 vereist is. Het moet ook worden gedateerd en ondertekend en vergezeld gaan van een digitaal gescande kopie van uw geldige identiteitskaart of een ander document waarmee u uw identiteit bewijst. Zodra dit verzoek door ons wordt ontvangen, zal u zo spoedig mogelijk de bevestiging krijgen van ontvangst van dit verzoek. Als het verzoek geldig blijkt, zal dit zo snel als redelijkerwijze mogelijk is gevolg krijgen en dit uiterlijk dertig (30) dagen na ontvangst van het verzoek. Als u een klacht hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door IxorDocs, dan kunt u altijd contact opnemen ons via het e-mailadres vermeld in dit artikel. Als u niet tevreden bent met onze reactie, kunt u een klacht indienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit, d.w.z. de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Ga voor meer informatie naar https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. IxorDocs - Terms and Conditions Pagina van 3 3