ClearFacts gebruikt IxorDocs voor de verwerking van miljoenen facturen.

ClearFacts koos IxorDocs voor de verbetering van de herkenning van inkomende documenten. ClearFacts gebruikte een zelf ontwikkeld algoritme voor het herkennen van documenten in haar pre-accounting applicatie. Dit algoritme werd in oktober 2021 vervangen door het AI model van Ixor. 

We interviewden Gert Vrebos, CTO ClearFacts over digitale facturen, Machine Learning en de spannende uitdagingen waar het bedrijfvoor staat.

‍

Gert Vrebos, CTO ClearFacts.

"IxorDocs is nu een sleutelcomponent van ClearFacts geworden. Het vervangt een centraal element binnen onze applicatie."

‍‍

Gert, hoe ben jij bij ClearFacts terechtgekomen? "Oh, via een omweg. Voor ik samen met vennoten ClearFacts oprichtte, 8 jaar geleden, heb ik allerlei custom software ontwikkeld. We hebben een aantal iteraties doorlopen, en zo zijn we gegroeid tot het huidige ClearFacts bedrijf."‍

Heb je een elevator pitch voor ons? "ClearFacts vereenvoudigt vooral de administratie van de accountant én die van de KMO. We maken de doorstroming van documenten zo eenvoudig mogelijk en ondersteunen de verwerking ervan tot in het boekhoudpakket. We zorgen voor tijdwinst en vooral voor verhoogde efficiëntie."‍

Hoe doen jullie dat concreet? "Onze applicatie digitaliseert documenten door er eenOCR tekstlaag op te leggen en meteen de belangrijkste data uit het document te halen.  Op basis van historieken en voorspellingen maken we een boekingsvoorstel voor de accountant.  Op het moment dat we ClearFacts oprichtten, verwerkten boekhouders nog manueel al de documenten. De financiële rapportering werd regelmatig met vertraging aan de KMO’s bezorgd. We wilden dit proces optimaliseren. We vinden het belangrijk dat onze oplossing laagdrempelig is en blijft. Onze klanten kunnen rechtstreeks opladen, of facturen via mail doorsturen, daarnaast bieden we ook een koppeling met Peppol aan, ... de lijst van input kanalen is lang. Onze oplossing bevat integraties met verschillende facturatie pakketten, zodat facturen rechtstreeks in de boekhouding kunnen worden afgeleverd."

‍Welke rol speelt Ixor? "IxorDocs is nu een sleutelcomponent van ClearFacts geworden. Het vervangt een centraal element binnen onze applicatie."

‍Je bedoelt de creatie van de tekstlaag? "Wel, het maken van de tekstlaag is een commodity. OCR bestaat al jaren. Maar het automatisch herkennen van afzonderlijke gegevens op facturen zoals factuurdatum, totaal bedrag, enz… is complex. Het automatisch herkennen en correct extraheren van deze informatie, dat is echte factuurherkenning. We ontwikkelden hiervoor in-house een algoritme. Dat algoritme heeft jaren goed gefunctioneerd, maar het werd tijd voor een upgrade."

‍Je klinkt bijna nostalgisch. Had jij dat zelf gebouwd? "Dat algoritme was één van de strategische componenten die ik inderdaad zelf ontwikkeld heb. Ik heb het algoritme onderhouden tot het vervangen werd door het factuurherkenningsalgoritme van Ixor. Ons algoritme was rule based. Het was een geweldig complex systeem, heel krachtig, maar fragiel. Het bevatte zoveel regels dat aanpassingen of uitbreidingen steeds moeilijker realiseerbaar werden. Ons algoritme kon niet automatisch evolueren en aangepast worden.  Daarom zochten we naarMachine Learning oplossingen.  Zo’n oplossingen kunnen wél gemakkelijker evolueren en aangepast worden aan bv nieuwe factuur templates."

‍Heb je lang gezocht naar een oplossing voor je bij Ixor terecht kwam? "Na een uitgebreid voortraject, zijn we met Ixor verder gegaan. De herkennings-component is een cruciaal onderdeel vanClearFacts. Op dit moment gebruiken 50.000 KMO's onze applicatie, sommigen daarvan zijn grote ondernemingen met gevoelige dossiers. Alle documenten moeten correct verwerkt worden. Onze informatie naar de boekhouders wordt op basis van de herkenning opgebouwd. Dat moet absoluut goed zitten."

Waarom was het voortraject zo pittig?  "Omdat we zelf het oorspronkelijke herkenningsalgoritme ontwikkeld hebben, hebben we een voor ons heel waardevolle benchmark. De resultaten van de potentiële oplossingen werden vergeleken met die benchmark. Initieel hebben we off the shelf producten bekeken, de usual suspects, ook internationale oplossingen. Verschillende oplossingen behaalden mooie resultaten vergeleken met onze benchmark, maar geen enkele evenaarde onze benchmark opBelgische facturen."‍

Dan zijn we terug bij kwaliteit van herkenning? "Factuurherkenning is taalgebonden. De andere oplossingen behaalden mooie resultaten op Engelstalige facturen, maar de resultaten op Franse en Nederlandse facturen stelden teleur."‍

‍Er was een lokale specialist nodig. "Absoluut. De resultaten van het herkenningsalgoritme van IxorDocs benaderden onze benchmark het dichtst. Nadien hebben we samen met Ixor hard gewerkt om de kwaliteit van de herkenning op het niveau van het oorspronkelijke rule based systeem te brengen."‍‍

Als er bij Ixor over jullie wordt gesproken wordt meestal in één adem ook over die kwaliteit en over feedback gesproken. Mogen we het al kwaliteitscontrole as a service beginnen noemen? "Die kwaliteit van herkenning benchmarken is zeker geen evidentie! Voor ons is het van cruciaal belang dat het nieuwe algoritme dezelfde kwaliteit realiseert als ons initiële algoritme. Voor we de overstap waagden, wilden we zeker zijn!"‍

We hadden grote schoenen te vullen. (Lacht) "Je mag gerust zijn! 50.000 actieve klanten, miljoenen facturen… we willen bewaken dat de kwaliteit van de herkenning minstens het oorspronkelijke niveau behaalt. En dat is gelukt. De herkenning is nu al beter dan voor de overstap."‍

Zo snel? "Zo snel! Dat was een van de redenen om over te stappen op een Machine Learning algoritme. The promise is daar dat de machine bijleert (lacht). Onze klanten verwachten dat ons systeem correcties onmiddellijk en zonder fout verwerkt. Met IxorDocs kunnen we de kwaliteitscontrole via de feedbackloop automatiseren. Daarnaast hebben we nog de mogelijkheid om custom requests toe te voegen."‍

Nog meer schaalbaarheid voor ClearFacts. "Schaalbaarheid én ontzorging!  We kunnen nu focussen op de verdere ontwikkeling van ClearFacts en de services die we aanbieden. Ook op het vlak van infrastructuur komen er middelen vrij, IxorDocs is immers een native Cloud oplossing. Extra velden herkennen, BTW percentages uitsplitsen enz… wordt nu allemaal door IxorDocs gerealiseerd. De extra mogelijkheden dieIxorDocs aanbiedt, hebben ons overtuigd om met het Ixor algoritme verder te gaan."‍

Als ik het goed begrijp zijn we in een paar iteraties van ons product op hetzelfde niveau als jullie oude systeem en elke iteratie die er nu aankomt zorgt voor verbetering. Hoe reageren jullie klanten? "Niet! Verbazingwekkend genoeg! De weinige feedback die we ontvingen is overwegend positief. We hebben de overstap gefaseerd doorgevoerd, zodat we snel zouden kunnen reageren in geval van negatieve feedback. De overstap naar het Ixor algoritme hebben we eerst doorgevoerd voor de aankoopfacturen. In een volgende fase hebben we het Ixor algoritme geactiveerd voor de verkoopfacturen."‍

Zit daar zo’n groot verschil op? "Het verschil tussen beide type facturen is immens. Alle verkoopfacturen van een bepaalde klant zijn hetzelfde. Maar de aankoopfacturen bestaan in evenveel versies en layouts als er KMO’s zijn. Daarom zijn we in eerste instanties overgestapt op IxorDocs voor de aankoopfacturen. Wanneer een aankoopfactuur niet goed wordt herkend dan doet dat 1 keer pijn. Wanneer verkoopfacturen foutief herkend worden, ja, dan is de pijn veel groter. In eentweede fase zijn we dan ook overgestapt voor de verkoopfacturen. We hebben onze klanten verwittigd van de overstap naar een Machine Learning systeem. Ze zijn ook op de hoogte van de maandelijkse updates die door Ixor worden gereleased."‍

Jullie zijn net voor de btw-kwartaal aangifte van Q3 2021 overgeschakeld. Dat vonden wij spannend. "Wij vonden dat zeker zo spannend! Maar we waren overtuigd van onze beslissing. De kwaliteit van de herkenning was hoog en het resultaat van de stress test was veelbelovend. De overstap is vlot verlopen!  Nadien hebben we nauwelijks opmerkingen gekregen."‍

Wat zijn de volgende stappen voor ClearFacts? "We plannen nog een uitbreiding rond custom keywords, voor een beperkt aantal van onze klanten. De tests verlopen vlot, ik verwacht geen issues met de roll-out van deze uitbreiding. Nadien willen we zo snel mogelijk de herkenning van nieuwe velden en de uitsplitsing van BTW percentages aanpakken. Dat laatste wordt een cruciale stap."

‍Onze laatste vraag: waar denk je dat de markt als een geheel naartoe gaat gaan? "Ik verwacht de overstap naar een volledig digitaal facturatie proces. Maar zover zijn we nog niet. De wetgeving loopt achter op wat technologisch mogelijk is. In Italië staat men al verder, maar ik vermoed dat de Belgische wetgever gaat wachten op de Europese wetgeving. Die digitale factuur zet natuurlijk druk op ons. Maar door onze hyperfocus op de niche van pre-accounting en financiële administratie zal ClearFacts de volgende jaren zeker nog waardevol zijn voor accountants én voor KMO’s."