UBL staat voor Universal Business Language, een standaardtaal om elektronische documenten, zoals facturen, uit te wisselen. Het is een bestand in XML-formaat en heeft .xml als bestandsextensie.
De UBL-factuur bevat alle informatie die een normale PDF-factuur bevat, maar dan in een gestructureerd en vast formaat. Dat houdt in dat je specifieke informatie altijd op dezelfde plek op de factuur terug kunt vinden. Deze UBL facturen zijn XML bestanden met optioneel een embedded PDF.
Doordat er gebruik wordt gemaakt van een standaardformaat, is het gemakkelijk om gegevens uit te lezen en te verwerken in een boekhoudsysteem of financieel systeem. Een belangrijke voorwaarde is wel dat de systemen van zowel de leverancier als de klant de verzending en verwerking van UBL-facturen ondersteunen.
Kostenbesparing: Je verliest geen tijd meer aan het handmatig verwerken van facturen.
Nauwkeuriger: Doordat e-facturen automatisch geboekt worden en u geen facturen meer hoeft over te typen, is de kans op menselijke fouten nagenoeg nul.
Sneller betaald: UBL-facturen staan direct klaar als boekingsvoorstel bij de klant, waardoor deze sneller betaald worden.
Mocht je huidige systeem deze mogelijkheid niet bieden, dan is het altijd mogelijk om dit met behulp van een Peppol Access Point Service provider, zoals IxorDocs. Je kan UBL-facturen verzenden en ontvangen via API en het e-facturatieportaal van IxorDocs.
IxorDocs ondersteunt zowel het verzenden als ontvangen van UBL-documenten. Doordat IxorDocs een eigen herkenningssysteem heeft, kunnen wij ook documenten die als PDF zijn ontvangen omzetten naar UBL. Je kan ook de UBL downloaden en naar jouw boekhoudpakket sturen.
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
xmlns:ext="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonExtensionComponents-2">
<cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0</cbc:CustomizationID>
<cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
<cbc:ID>2021006</cbc:ID>
<cbc:IssueDate>2021-06-17</cbc:IssueDate>
<cbc:DueDate>2021-07-17</cbc:DueDate>
<cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
<cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
<cac:OrderReference>
<cbc:ID>123</cbc:ID>
</cac:OrderReference>
<cac:AdditionalDocumentReference>
<cbc:ID>invoice.pdf</cbc:ID>
<cbc:DocumentDescription>CommercialInvoice</cbc:DocumentDescription>
<cac:Attachment></cac:Attachment>
</cac:AdditionalDocumentReference>
<cac:AccountingSupplierParty>
<cac:Party>
<cbc:EndpointID schemeID="0208">0478493179</cbc:EndpointID>
<cac:PartyIdentification>
<cbc:ID>test</cbc:ID>
</cac:PartyIdentification>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>IXOR</cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>Schuttersvest 75</cbc:StreetName>
<cbc:CityName>Mechelen</cbc:CityName>
<cbc:PostalZone>2800</cbc:PostalZone>
<cac:Country>
<cbc:IdentificationCode>BE</cbc:IdentificationCode>
</cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:PartyTaxScheme>
<cbc:CompanyID>BE0478493179</cbc:CompanyID>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:PartyTaxScheme>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>IXOR</cbc:RegistrationName>
</cac:PartyLegalEntity>
<cac:Contact>
<cbc:ElectronicMail>info@ixordocs.com</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>
</cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>
<cac:AccountingCustomerParty>
<cac:Party>
<cbc:EndpointID schemeID="0208">0478493179</cbc:EndpointID>
<cac:PartyName>
<cbc:Name>IXOR </cbc:Name>
</cac:PartyName>
<cac:PostalAddress>
<cbc:StreetName>Schuttersvest 75</cbc:StreetName>
<cbc:CityName>Mechelen</cbc:CityName>
<cbc:PostalZone>2800</cbc:PostalZone>
<cac:Country>
<cbc:IdentificationCode>BE</cbc:IdentificationCode>
</cac:Country>
</cac:PostalAddress>
<cac:PartyTaxScheme>
<cbc:CompanyID>BE0478493179</cbc:CompanyID>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:PartyTaxScheme>
<cac:PartyLegalEntity>
<cbc:RegistrationName>IXOR</cbc:RegistrationName>
</cac:PartyLegalEntity>
</cac:Party>
</cac:AccountingCustomerParty>
<cac:PaymentMeans>
<cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
<cac:PayeeFinancialAccount>
<cbc:ID>BE19001288306712</cbc:ID>
<cac:FinancialInstitutionBranch>
<cbc:ID>GEBABEBB</cbc:ID>
</cac:FinancialInstitutionBranch>
</cac:PayeeFinancialAccount>
</cac:PaymentMeans>
<cac:TaxTotal>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">21.00</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxSubtotal>
<cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:TaxableAmount>
<cbc:TaxAmount currencyID="EUR">21.00</cbc:TaxAmount>
<cac:TaxCategory>
<cbc:ID>S</cbc:ID>
<cbc:Percent>21.0</cbc:Percent>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:TaxCategory>
</cac:TaxSubtotal>
</cac:TaxTotal>
<cac:LegalMonetaryTotal>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
<cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">121.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
<cbc:PrepaidAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:PrepaidAmount>
<cbc:PayableRoundingAmount currencyID="EUR">0.00</cbc:PayableRoundingAmount>
<cbc:PayableAmount currencyID="EUR">121.00</cbc:PayableAmount>
</cac:LegalMonetaryTotal>
<cac:InvoiceLine>
<cbc:ID>1</cbc:ID>
<cbc:InvoicedQuantity unitCode="C62">1.0</cbc:InvoicedQuantity>
<cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">100.00</cbc:LineExtensionAmount>
<cac:Item>
<cbc:Name>* Mei 2023</cbc:Name>
<cac:ClassifiedTaxCategory>
<cbc:ID>S</cbc:ID>
<cbc:Percent>21.0</cbc:Percent>
<cac:TaxScheme>
<cbc:ID>VAT</cbc:ID>
</cac:TaxScheme>
</cac:ClassifiedTaxCategory>
</cac:Item>
<cac:Price>
<cbc:PriceAmount currencyID="EUR">100.0</cbc:PriceAmount>
</cac:Price>
</cac:InvoiceLine>
</Invoice>
Peppol BIS (Business Interoperability Specification) zijn een reeks technische specificaties die ontworpen zijn om een naadloze en interoperabele uitwisseling van documenten binnen het Peppol netwerk mogelijk te maken.
Via het Peppol netwerk kan je, naast facturen ook antwoordberichten uitwisselen met jouw klanten of jouw leveranciers. Er zijn 2 types antwoordberichten namelijk IMR en MLR.
Hermes is een webapplicatie ontwikkeld in opdracht van BOSA. Dankzij Hermes kunnen leveranciers gestructureerde elektronische facturen naar al hun Belgische klanten sturen, zelfs naar klanten die deze elektronische facturen nog niet automatisch kunnen verwerken.
Om een factuur via Peppol te verzenden, maak je een account bij een Peppol Access Point-provider. Je kent de Peppol-identificatie (PEPPOL ID) van je klant. Je bezorgt je provider de gestructureerde elektronische factuur. Je provider bezorgt je e-factuur bij het Peppol Access Point van je klant. Je klant ontvangt je factuur.
Zoals de naam al doet vermoeden, is een Peppol Access Point je toegangspoort tot het Peppol netwerk. Het is een dienst die je afneemt van een dienstverlener, zoals IxorDocs (een gecertificeerd Peppol Access Point). Door een gecertificeerd Peppol Access Point te gebruiken, kan je eenvoudig en veilig e-facturen versturen en ontvangen naar en van elke organisatie die aangesloten is bij het Peppol netwerk, ongeacht het land of de sector.
Een Peppol ID is een unieke cijfercombinatie net zoals je telefoonnummer in het telecomnetwerk. Het bestaat uit een Scheme ID (landcode) en Participant ID (organisatienummer). In België wordt hoofdzakelijk het KBO nummer gebruikt als organisatienummer, in Nederland het KVK nummer. Met dit nummer is je organisatie vindbaar in het Peppol-netwerk en kan je veilig en efficiënt e-facturen ontvangen en verzenden.
Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk waarmee bedrijven elektronische handelsdocumenten kunnen uitwisselen met iedereen die in het netwerk is geregistreerd. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line.
E-facturatie is het proces van het automatisch maken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Deze digitale facturen kunnen direct en veilig worden overgedragen van het ene financiële systeem naar het andere, waarbij menselijke tussenkomst en fouten worden geminimaliseerd. E-facturatie wordt steeds meer de norm in Europa, overheden en Europese instellingen nemen strategische initiatieven om e-facturatie aan te moedigen.
