Via het Peppol netwerk kan je, naast facturen ook antwoordberichten uitwisselen met jouw klanten of jouw leveranciers. Er zijn 2 types antwoordberichten namelijk IMR en MLR.
Stel je verstuurt een factuur maar door een reeks ongelukkige gebeurtenissen bereikt je factuur nooit jouw klant. Terwijl jij wacht op betaling, wacht je klant op de ontbrekende factuur. Wanneer je een factuur verstuurt via het Peppol netwerk weet je ten eerste zeker dat je factuur is ontvangen door jouw klant én kan jouw klant je onmiddellijk laten weten of jouw factuur aanvaard wordt of niet.
Verstuur je een factuur via Peppol dan kan jouw klant je op de hoogte houden van de verschillende opeenvolgende statussen van jouw factuur in het verwerkingsproces. Er worden 2 types antwoordberichten gebruikt namelijk IMR en MLR.
Via een MLR kan jouw klant je laten weten of je factuur al da niet conform is. Voldoet jouw factuur, dan zal jouw klant de factuur verder verwerken. Is jouw factuur niet conform, dan kan jouw klant jouw een weigeringsbericht sturen via MLR.
VIa een IRM bericht, kan jouw klant jouw gedetailleerde feedback geven over je factuur. Je klant kan je factuur aanvaarden of weigeren en stuurt jouw die feedback via een IMR. Je klant kan je factuur bijvoorbeeld weigeren omdat het ordernummer niet correct is, via een IMR ontvang je de reden van weigering. Later kan jouw klant je via IMR op de hoogte houden van de status van jouw factuur in het verwerkingsproces.
Elke organisatie die gebruik maakt van onze Peppol diensten kan er voor kiezen om zijn/haar organisatie te registreren om IMR & MLRs te ontvangen/versturen.
Peppol BIS (Business Interoperability Specification) zijn een reeks technische specificaties die ontworpen zijn om een naadloze en interoperabele uitwisseling van documenten binnen het Peppol netwerk mogelijk te maken.
UBL staat voor Universal Business Language, een standaardtaal om elektronische documenten, zoals facturen, uit te wisselen. Het is een bestand in XML-formaat en heeft .xml als bestandsextensie.
Hermes is een webapplicatie ontwikkeld in opdracht van BOSA. Dankzij Hermes kunnen leveranciers gestructureerde elektronische facturen naar al hun Belgische klanten sturen, zelfs naar klanten die deze elektronische facturen nog niet automatisch kunnen verwerken.
Om een factuur via Peppol te verzenden, maak je een account bij een Peppol Access Point-provider. Je kent de Peppol-identificatie (PEPPOL ID) van je klant. Je bezorgt je provider de gestructureerde elektronische factuur. Je provider bezorgt je e-factuur bij het Peppol Access Point van je klant. Je klant ontvangt je factuur.
Zoals de naam al doet vermoeden, is een Peppol Access Point je toegangspoort tot het Peppol netwerk. Het is een dienst die je afneemt van een dienstverlener, zoals IxorDocs (een gecertificeerd Peppol Access Point). Door een gecertificeerd Peppol Access Point te gebruiken, kan je eenvoudig en veilig e-facturen versturen en ontvangen naar en van elke organisatie die aangesloten is bij het Peppol netwerk, ongeacht het land of de sector.
Een Peppol ID is een unieke cijfercombinatie net zoals je telefoonnummer in het telecomnetwerk. Het bestaat uit een Scheme ID (landcode) en Participant ID (organisatienummer). In België wordt hoofdzakelijk het KBO nummer gebruikt als organisatienummer, in Nederland het KVK nummer. Met dit nummer is je organisatie vindbaar in het Peppol-netwerk en kan je veilig en efficiënt e-facturen ontvangen en verzenden.
Peppol is een beveiligd, internationaal netwerk waarmee bedrijven elektronische handelsdocumenten kunnen uitwisselen met iedereen die in het netwerk is geregistreerd. Peppol staat voor Pan-European Public Procurement On-Line.
E-facturatie is het proces van het automatisch maken, verzenden, ontvangen en verwerken van facturen in een gestructureerd digitaal formaat, zoals UBL (Universal Business Language). Deze digitale facturen kunnen direct en veilig worden overgedragen van het ene financiële systeem naar het andere, waarbij menselijke tussenkomst en fouten worden geminimaliseerd. E-facturatie wordt steeds meer de norm in Europa, overheden en Europese instellingen nemen strategische initiatieven om e-facturatie aan te moedigen.
